Документы для участия в тендерах - полный перечень

Тендер – это торги между участниками, главной целью которых является выбор максимально выгодного в финансовом и качественном плане поставщика услуг или предложений заказчиками. Он бывает открытым и закрытым, государственным.

Открытый аукцион – это конкурс, принять участие в котором может любая компания, приславшая заявку в оговоренные сроки.

Закрытый аукцион – это торги, попасть на которые могут только те, кому было выслано приглашение.

Обе разновидности проводятся в один или несколько этапов, в виде аукциона или конкурсного отбора.

Государственный, же, проводится единым этапом и только в форме конкурса.

Документы для участия в тендере для ИП и организаций

При закрытом проведении тендера каждый участник подготавливает только свою презентацию и документы, удостоверяющие личность, а также подтверждающие его отношение к представляемой компании.

При открытом конкурсе или аукционе каждый участник отправляет заранее те документы, которые описаны в Законе РФ. Их перечень будет таков:

1. Полные данные о заявляющей о себе компании. В них входят:
1. Для объектов – полное название и фирменное наименование, настоящий и юридический адрес с индексом; для субъектов – полные анкетные и паспортные данные, адрес проживания и контактный номер.
2. Бумага с записью из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для единых руководителей) или копия, утвержденная в нотариальной конторе; для субъектов – паспорт.
3. Доверенность, подтверждающая выданное разрешение на исполнение действий от имени начальства; либо указ о получении главной должности.  
4. Бумаги, которые полностью должны соответствовать запросам заказчика. Это могут быть официально выданные разрешения, сертификаты и прочее.
5. Ксерокс учредительных бумаг.
2. Презентация товаров, их количество, принадлежность к стране, наименование завода-изготовителя и прочее.
3. При требовании выполнить какое-то определенное условие, компания-участник должна иметь возможность показать заказчику документацию, полностью соответствующую требованиям.
4. Денежный документ, подтверждающий заявку на участие в конкурсе.

Все перечисленные выше документы должны быть аккуратно оформлены: прошиты по краю, пронумерованы и подписаны определенным образом.

Заявка на участие в тендере

Перед тем, как написать заявку на участие в тендере, каждый участник должен выполнить следующие условия:

Условие 1. Изучить все предлагаемые торги. Лучше всего сделать это с помощью специалистов, которые смогут подсказать правильное построение презентации и необходимость участия в том или другом тендере.

Условие 2. Выбрать самые выгодные торги. Следует понимать, что подбор производится, исходя из собственных способностей и профессиональных умений.

Условие 3. Подобрать самый эффективный тендерный конкурс.

В свою очередь, от организатора требуется указать все данные о будущем конкурсе: инструкция о правильности составления конкурсных документов; указание данных будущих заказчиков.

После того, как все условия будут выполнены, можно садиться за написание заявки. При ее составлении следует выполнить следующие пункты:

1. Своевременно собрать и скрепить с заявкой все требуемые документы.
2. Денежный документ, подтверждающий участие в торгах, подается в этот же момент.
3. Следует обязательно указать контакты компании или заявителя для получения ответа об участии в тендере.
4. Заявка может быть оформлена на бумаге или в электронном документе. В первом случае отправка осуществляется через почту России с указанием наименования позиции в торгах.
5. Возврат заявки или изменение содержания допускается только перед окончанием приема заявок. В противном случае на заявителя налагается штраф или выдается отказ от участия в тендере.

Приглашение на участие в тендере

Приглашение на участие в тендере выдается самыми разными способами:

1. По электронной почте. В таком случае каждый участник, получивший это приглашение, обязан перейти по ссылке пригласительного письма и заполнить предлагаемую там форму-заявку. В дополнительном окне каждый участник должен описать все достоинства своей компании.
2. По телефону-факсу. Этот вариант предназначен для тех, кто имеет контакты с заказчиками, принявшими участие в тендере.
3. Специальная пресса. В таком случае участник сам находит данное объявление и пишет заявку в соответствии с правилами заполнения.

В любом из этих случаев заявка должна быть подана не позже указанного срока.

Письмо согласия на участие в тендере

В случае правильности заполнения и предоставления всей необходимой документации организатор или заказчики отправляют письмо согласия на участие в тендере. В нем указываются время, место проведения и реквизиты заказчика. Ответ может быть получен по электронной почте или по обычной.

В первом случае он приходит либо на соответствующий сайт, либо по тому мейлу, который был указан заявителем. Во втором случае ответ отправляется по обычной почте на адрес, указанный на конверте или в заявке.

Отказ от участия в тендере

Однако, не всегда заказчик присылает согласие - иногда возможно получение отказа. Чаще всего, он приходит вследствие следующих причин:

Причина 1. Предоставленные документы и данные, указанные в них, не совпадают с реальным положением дел.

Причина 2. Минимальность предоставленной информации.

Причина 3. Однако, если она содержит привлекательные данные, то заказчик может попросить прислать дополнительную документацию.

Причина 4. Содержимое документов не соответствуют выдвинутым условиям заказчика.

Причина 5. Компания-участник находится в плачевном финансовом состоянии или на грани полной ликвидации.

Причина 6. Слишком мало опыта для осуществления условий заказчика.

Точно также и сам участник может отказаться от участия в тендере. Для этого он должен указывать только адекватные причины для отказа. Ими могут быть:

1. Невозможность выполнения требований заказчика.
2. Приглашение было получено за пару дней до проведения конкурса. Это свидетельствует о том, что участник уже выбран, а тендер проводится для придания законности выбору заказчиков.
3. Большое количество участников. Их должно быть не более шести.

Отказ можно отправить либо на адрес заказчика, либо на сам конкурс. Его следует оформлять в лаконичной форме со всеми атрибутами для написания официального письма.

Доверенность на участие в тендере

Доверенность на участие в тендере выписывается только в случае невозможности руководителя принять участие самостоятельно.

В таком случае начальство выдает сотруднику доверенность на выполнение различных действий.

Если же сотрудник сторонний, то выдается договор поручения, утвержденный в нотариальной конторе.

Договор консорциума, коллективное участие (223-ФЗ), агентский договор

Участие в тендере