Товарная накладная - ТОРГ-12

Товарная накладная – это документ первичного учета, на основании которого производится передача товарно-материальных ценностей и ведется их учет. Также, товарная накладная является основанием для списания товара продавцом, и его оприходования контрагентом.

Согласно закону №402 о бухучете и №63 об электронной подписи, товарная накладная может быть сформирована как в бумажном варианте так и в электронном.

Порядок оформления бумажного и электронного варианта имеет некоторые отличия.

Товарная накладная особенности формы

В 2013 году, унифицированная форма товарной накладной была отменена. Однако большинство организаций и предпринимателей все еще используют ранее утвержденные формы ТОРГ-12. Это не является нарушением. Однако с 01.01.13г. любая организация вправе утверждать собственную форму товарных накладных.

Утверждая собственную форму ТОРГ-12, необходимо помнить, что существует регламент обязательных данных, которые необходимо указывать в товарной накладной. В противном случае она не сможет быть применена к бухучету.

Данные, указываемые в ТОРГ-12

• Дата составления;
• Наименование документа;
• Наименование организации или ИП;
• Подписи лиц (ст2 п6 ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• Содержание факта хоз. деятельности;
• Сумма денежного либо натурального факта хоз. деятельности;
• ФИО и должности лиц, совершающих сделку.

Составление и подпись

Первичная документация, в том числе и товарная накладная, должна быть подписана руководителем организации, ее главным бухгалтером, либо доверенным лицом. В последнем случае, руководителем оформляется доверенность, на имя доверенного лица, по предварительному согласованию с главным бухгалтером.

Общее количество подписей, в товарной накладной зависит от порядка, принятого в организациях. Общее количество подписей может составлять – пять штук.  Минимальное количество – две, по одной от каждой организации ( в случае ведения электронной отчетности).

Со стороны продавца:

• Руководитель
• Бухгалтер
• Ответственный за отгрузку ТМЦ

Со стороны покупателя:

• Ответственный за прием товара (строка «груз получил грузополучатель»)
• Лицо, фактически принимающее груз (строка «груз принял»)

Транспортировка

Водитель должен передать товарную накладную грузополучателю наряду с другими документами, но в пути, он не обязан иметь с собой ТОРГ-12. Для проверок в пути, водителю выписывается товарно-транспортная накладная.

Исправления

В случае обнаружения ошибок в товарной накладной, исправления вносятся вручную (вычеркивается лишняя позиция, либо исправляется количество в позиции) и подписывается обеими сторонами.

Часто, исправления вносятся не по правилам бухгалтерского учета, распечатывая новую накладную задним числом, хотя законодательно в этом нет никакой необходимости.

Прием товара

Прием товара осуществляется путем сверки позиций в накладной, с фактическим количеством и номенклатурой прихода. В случае же электронной накладной, ответственный за прием должен иметь доступ в интернет, для сверки. Также он должен иметь доступ к этим документам и их обработке.

Хранение и учет

Относительно учета и хранения товарных накладных законодательного регламента нет.

Чаще всего организации, составляют товарный отчет, на складе, и к нему прикладывают товарные накладные в хронологическом порядке.

ООО и ИП, работающие по УСН, составляют книгу учета «расход-доход» основанную на первичных документах. Такую книгу можно вести и в электронном формате, однако в конце отчетного периода ее необходимо распечатать и хранить в архиве в бумажном варианте.

Организации, ведущие электронную отчетность, могут хранить оригиналы первичной документации только в электронном виде на сервере организации.