Как рассчитать командировочные?

Бухгалтеры нередко сталкиваются с необходимостью расчетов командировочных выплат. Задача не из легких, но и ничего сложного в этом нет. В материале публикации рассмотрим основные сведения и полезную информацию, касающуюся нюансов расчета названого вида выплат.

Рассчитываем, сколько отработал сотрудник за расчетный период

В данном контексте такой период – календарный год, предшествующий периоду командировки. Если сотрудник работает в фирме менее года, этот период будет меньше.

Важно учитывать, что во внимание берутся только реально отработанные дни. Это отличает расчет такого вида выплат от расчета, к примеру, отпускных.

При этом из расчетного периода также стоит исключить:

• больничные;
• отпуска;
• простои.

Сколько заработано сотрудником за выбранный период?

Чтобы определить заработок сотрудника за расчетный период (средний), потребуется учесть все выплаты, разумеется, в рамках системы оплаты. Исключение – больничные, материальная помощь и подобного рода соцвыплаты. Премии подлежат учету, но с некоторыми особенностями. Подробнее о них можно узнать из Постановления Правительства №922 от 24 декабря 2007.

Также стоит отметить, что «до» или «в» период командировки в фирме могло быть повышение з/п в целом по компании или же по отдельному структурному подразделению, поэтому потребуется провести индексацию заработка для расчета выплаты за командировку.

Определяем средний за день заработок сотрудника, сумму выплаты (командировочных)

Все заработанные средства за исключением упомянутых ранее позиций, потребуется поделить на число отработанных сотрудником дней (в рамках расчетного периода). После этого результат потребуется умножить на количество дней, которые сотрудник будет проводить в командировке.

Когда требуется доплата до величины оклада

При условии, что оплата командировочного периода по-среднему ниже з/п, которую можно получить, если сотрудник не был отправлен в командировку, потребуется сделать доплату до фактического заработка.

При условии, что такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным соглашением, каким-либо локальным нормативом, на нее можно снизить налоговую базу по налогу на прибыль.

Командировка в выходные

Если командировка совпадает с выходными днями (согласно графику сотрудника), при этом сотрудник работает в эти дни, потребуется осуществлять оплату не по среднему, а по правилам, установленным для оплаты работы в выходные дни.

Если сотрудник не осуществлял трудовую деятельность в такие дни, сохранять оплату за них не нужно. А если, к примеру, в эти дни работник пребывал в пути, оплата осуществляется так же, как и в случае с привлечением к работе в выходные.

Есть нюанс: если оплата осуществляется не в двойном размере, а в одинарном, необходимо предоставить работнику дополнительный день отдыха в будущем периоде за каждый рабочий выходной.

Как рассчитать суточные

За все дни пребывания сотрудника в командировке, что касается и выходных, нерабочих праздничных дней, в том числе за дни, когда сотрудник находился в пути, необходимо осуществлять выплату так называемых суточных. Работник по таким дням не должен отчитываться.

Величина суточных устанавливается фирмой и закрепляется в коллективном соглашении или локальном нормативе. Расходы на оплату суточных необходимо учитывать при налогообложении.

Не требуется обложение НДФЛ суточных при условии, что командировка внутри страны и за рубежом в виде суточных не оплачивается более 700 и 2,5 тыс. рублей (соответственно для РФ и зарубежья).

Пример рассчета