Автоматизация бухгалтерского учета - от А до Я

В процесс управления предприятием все интенсивнее внедряются автоматизированные информационные системы (АИС). Такая тенденция последних лет охватывает все отрасли хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет тоже стал объектом автоматизации. Причина в организации его документооборота: он формализованнее, а способы и методы систематизации данных унифицированнее, чем у прочих структурных элементов любой компании. Применение АИС расширяет горизонты эффективности бухгалтерского учета, а автоматическое выполнение стандартных задач лишь улучшает качество его ведения. Информационные технологии разрабатываются для всех юридических лиц, включая ИП, а окончательный выбор зависит от задач и интенсивности хозяйственной деятельности компании. С их помощью сведения подаются быстро и в удобном для восприятия виде, ускоряется обмен информацией, повышается презентабельность итоговых отчетов. АИС позволяют выйти на новый, более эффективный уровень ведения бухгалтерского учета юридических лиц, улучшая его, в зависимости от решений руководства, целиком или отдельными аспектами.

Преимущества автоматизации бухгалтерского учета

Классическое ведение бухгалтерского учета – тяжелый монотонный труд, включающий последовательность вычислительных операций, неоднократное повторение одинаковых действий и систематизацию сведений. Использование АИС позволяет мгновенно отображать любую информацию о всей хозяйственной деятельности компании и прочей документации. Компьютерные технологии исключают арифметические ошибки и неточности, допущенные по невнимательности. Программа не заменяет специалиста полностью, но заметно экономит время, обеспечивая условия профессионального и оперативно ведения учета.

Несмотря на широчайший выбор, российские руководители предпочитают отечественный продукт, адаптированный к условиям непредсказуемого изменения законодательной базы.

Для успешной автоматизации бухгалтерского учета необходимо ясно понимать, что этот процесс собой представляет. Вопреки устоявшемуся мнению, он не является способом дистанционной передачи отчетной документации в контролирующие органы или хранением архива на жестком диске компьютера. Автоматизация – это рост эффективности и повышение качества ведения бухгалтерского учета юридических лиц. Лишь правильная постановка задачи позволит запустить процесс и достигнуть желанной цели. В ином случае, бухгалтерский труд станет еще тяжелее, поскольку к привычным обязанностям добавится необходимость ввода информации в компьютер, а затраты на программное обеспечение не окупятся вовсе.

При правильной постановке цели и выполнении ряда других требований, как правило, происходят следующие заметные преобразования:

1. Упорядочение бухгалтерского учета. Ручная выборка оборотов по одному из многочисленных субсчетов занимает несколько часов. Автоматизация позволяет получить ее нажатием двух клавиш вывода данных на экран и распечатки.
2. Увеличение объема исходных данных для принятия взвешенных управленческих решений. Бухгалтерская программа выдает аналитику по счетам в нескольких разрезах.
3. Уменьшение количества ошибок. Ключевой фактор, поскольку сокращает размер издержек по оплате пеней и штрафов, чья причина в небрежности и невнимательности.
4. Оперативность. При традиционном учете специалисты вынуждены делать проводки с задержкой, вызванной большим объемом первичной документации. В этой же связи квартальная и годовая отчетность сдается в крайний срок. С введением АИС уважительных причин для опоздания не остается.
5. Экономичность. Практика показала, что обновление старых бухгалтерских параметров, среди которых форма первичных документов, план и типовая корреспонденция счетов, позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица без применения рискованных и противозаконных схем.
6. Распределение информационной базы. Большие компании часто имеют сложную структуру своих представительств и подразделений (магазины, филиалы, склады, пункты приема заказов), не объединяемых локальной сетью. АИС обеспечивают условия работы с разрозненными информационными базами, созданными с учетом структурной специфики юридического лица, а также обеспечивают:

• полную или частичную синхронизацию данных,
• индивидуальный подход и способ для изменения параметров,
• большое количество автономных информационных баз,
• настройку структуры синхронизируемых сведений.

Отсутствие перечисленных преобразований в компании сигнализирует о псевдоавтоматизации, и означает, что персонал не освоил преимущества современных технологий. Последствия этого удручающи – работы становится все больше, а начальство справедливо негодует, не понимая, зачем были израсходованы деньги на компьютерное оборудование, программное обеспечение и его внедрение.

Критерии выбора программы по автоматизации бухгалтерского учета

В нынешних условиях рыночной экономики руководителям приходится контролировать все финансово-хозяйственные аспекты функционирования компании. Опираясь на результаты обработки информации, принимаются те или иные управленческие решения, взвешенность которых зависит от качества систематизирования исходных данных. Отсутствие достоверных сведений может привести к серьезным убыткам организации. Поэтому крайне важно выбрать качественное, отвечающее всем требованиям компании программное обеспечение.

Существует несколько основных критериев выбора оптимальной и недорогой бухгалтерской программы:

1. Простота в освоении и эксплуатации. Существенная технологическая нагрузка на сотрудников бухгалтерии зачастую не оставляет им времени на дополнительное образование или компьютерные курсы. Программа должна обладать интерфейсом с достаточным уровнем адаптивности и интуитивно понятными правилами работы в ней. Полезные информационные технологии облегчают, а не усложняют бухгалтерский труд.
2. Логико-арифметическая увязка параметров. Критерий обеспечения целостности базы данных, а также достоверности и полноты сведений отчетной документации.
3. Пропускная способность. Обуславливается сравнительно большим объемом входящих сведений, необходимостью их своевременной обработки, передачи и хранения.

Хорошая АИС позволяет качественно вести учет независимо от масштаба и программно-аппаратной платформы. Она надежна в эксплуатации. Под этим понимается ее защищенность от вероятных сбоев и неумышленной порчи информации. Важно, чтобы поврежденная база оперативно восстанавливалась, а функционирование системы быстро возобновлялась. От того, какой репутацией обладает фирма-производитель, зависит уровень гарантийного сервисного обслуживания. Необходимо помнить то, что за советом придется обратиться не один раз.

В техническом плане бухгалтерские программы должны, как минимум, правильно выполнять арифметические расчеты, заполнять и распечатывать первичную и отчетную документацию, корректно переносить сведения из одной печатной формы в другую, и предоставлять доступ к архивным сведениям предыдущих месяцев.

Подготовка к внедрению АИС

Подготовка к автоматизации бухгалтерского учета начинается задолго до внедрения программного обеспечения (ПО), и объединяет несколько этапов:

1. Оптимизация.
2. Определение ее масштаба.
3. Выбор задачи.
4. Приобретение ПО и соответствующей техники.

Оптимизация

Современные АИС весьма восприимчивы к специфике компаний. Для их настройки необходимо лишь правильно определиться с исходными параметрами. Перед приобретением ПО осуществляется полный анализ системы бухгалтерского учета компании:

• план счетов,
• используемый анализ,
• первичная документация,
• форма учетных регистров.

По ходу оптимизации выявляются слабые места для увеличения эффективности системной работы в будущем. Большинство фирм, внедряющих АИС, не уделяет этому этапу должного внимания, и переносят старые проблемы в обновленную среду.

Определение масштаба автоматизации

На втором этапе подготовки выясняется объем автоматизации бухгалтерии и порядок переноса в электронную базу выбранных разделов учета. Вопрос актуален лишь для больших организаций, поскольку малые компании сразу предоставляют всю информацию о делах фирмы.

Постановка задачи

Заключается в определении списка документов и регистров, нужных юридическому лицу, которые будет предоставлять автоматизированный бухгалтерский учет, а также требований к ним.

При стандартных настройках АИС выдает:

• первичную документацию,
• регистры,
• данные для внутренних нужд фирмы,
• бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и прочим платежам.

Выбор ПО и техники

Итоги оптимизации, порядок и масштаб автоматизации, постановка задачи – необходимые условия окончательного выбора бухгалтерской программы. В другом случае может случиться, что приобретенная ранее АИС не обладает нужными функциями для эффективной обработки данных. Это чревато незапланированными тратами на новую программу.

Вопрос выбора техники не включен в бухгалтерские обязанности, однако весьма важен для всех. Компьютер выбирается по следующим критериям:

• установленное бухгалтерское ПО. Для одних АИС требуется больше ресурсов, другим меньше. Для сетевых информационных технологий компьютер должен быть мощнее,
• количество операций. Чем интенсивнее хозяйственная деятельность компании, тем больше проводок вводится в ПО. Обработка большого объема данных требует значительных ресурсов, следовательно, на большом предприятии должен быть компьютер помощнее.

Запуск процесса автоматизации бухгалтерского учета

Полноценное прохождение подготовки к внедрению АИС может означать лишь одно – компания готова выйти на более высокий уровень своего развития. Когда программное обеспечение приобретено, решены все технические вопросы, можно приступать к работе с ней. Внедрение осуществляется собственными силами или с помощью специализированной сторонней организации. Второй вариант дороже, однако стоит того, поскольку требует сравнительно много времени и усилий квалифицированных и опытных мастеров.

В целом, стандартная процедура внедрения выглядит следующим образом:

1. Ввод параметров настройки плана счетов, выбранного по итогам оптимизации учета, в результате постановки задачи, ориентируясь на общую специфику организации.
2. Настройка стандартных для фирмы проводок. Их выбор тоже зависит от параметров хозяйственной деятельности компании.
3. Введение форм первичной документации, определяемых по критериям постановки задачи.
4. Настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности так, чтобы она формировалась автоматически ежеквартально.

При завершении настройки проводится тестирование, по результатам которого следует приступить к выполнению работы.

Прогресс сделает свое дело, а время внесет свои коррективы:

• бывает, что вид хозяйственной деятельности фирмы меняется, что обязательно влечет за собой перенастройку плана счетов, форм первичной документации или автоматических проводок стандартных операций фирмы,
• временами меняются формы бухгалтерской и налоговой отчетности. В этой связи приходится донастраивать их на новый лад. Как правило, фирмы-производители отслеживают подобные нововведения и своевременно предлагают своим клиентам новые бланки. Такой оперативности, впрочем, не приходится ждать в регионах, поскольку московские разработчики не могут отследить все изменения на местных уровнях.

Эта обязанность ожидаемо возлагается на бухгалтера, который несет прямую ответственность за достоверность и правильность подачи соответствующей отчетной документации в контролирующие государственный органы. Освоение нехитрых приемов работы в АИС дает дополнительный импульс для развития его карьеры и повышения уровня квалификации.